O maior erro nas viagens de negócios: confundir preço com valor

Nas viagens de negócios, o voo mais barato nem sempre é a opção mais económica. Alterações, ligações longas, horários inadequados, bagagem adicional e falta de flexibilidade podem transformar uma poupança inicial num custo superior para a empresa. O valor real de uma viagem deve ser avaliado pelo custo total, pelo risco operacional e pela capacidade de cumprir o objetivo profissional da deslocação.

Desde 2003, a Travel Gate gere deslocações de administradores, equipas comerciais, técnicos especializados e missões empresariais. Ao longo deste percurso, identificámos um erro que continua a repetir-se: muitas empresas analisam apenas o valor do bilhete, quando deveriam analisar o impacto global da viagem.

Comprar uma passagem aérea é relativamente simples. Gerir uma deslocação profissional exige compreender o objetivo da viagem, a agenda do viajante, os riscos associados à rota e as consequências de um atraso, cancelamento ou alteração de última hora.

Uma viagem de negócios não deve ser avaliada apenas pelo preço apresentado num comparador. Deve ser avaliada pela sua capacidade de apoiar o resultado que a empresa pretende alcançar.

O preço do bilhete é apenas uma das componentes do custo.

Uma tarifa aparentemente mais económica pode exigir uma ligação adicional, uma saída de madrugada, uma chegada demasiado tardia ou condições muito restritivas de alteração e cancelamento.

Estas limitações podem gerar custos que não aparecem no momento da reserva:

• noites adicionais de hotel;

• transportes fora dos horários habituais;

• refeições em trânsito;

• taxas de alteração;

• compra de um novo bilhete;

• perda de horas de trabalho;

• menor capacidade de concentração;

• reuniões adiadas ou canceladas.

O custo total de uma viagem empresarial deve incluir tudo o que acontece antes, durante e depois do voo.

Uma diferença de preço reduzida pode deixar de representar qualquer poupança quando obriga um administrador a perder várias horas numa escala ou quando uma alteração de agenda implica comprar um novo bilhete.

Os custos invisíveis são aqueles que raramente aparecem numa fatura, mas que podem afetar diretamente a produtividade e o resultado da deslocação.

O tempo de um administrador, gestor, técnico ou comercial tem um valor para a empresa.

Uma rota mais longa pode parecer mais barata, mas consumir várias horas adicionais de trabalho. Quando multiplicado pelo número de viajantes e de deslocações anuais, esse tempo representa um custo significativo.

As tarifas mais baixas tendem a incluir condições mais restritivas de alteração, reembolso, bagagem ou escolha de lugar.

Quando a agenda muda, a poupança inicial pode desaparecer numa única alteração.

Em viagens de negócios, a flexibilidade não é um luxo. É uma forma de proteção financeira e operacional.

O estado físico e mental em que o viajante chega pode influenciar diretamente a qualidade de uma reunião, negociação ou apresentação.

Um executivo que passa a noite em trânsito, enfrenta várias escalas ou chega sem margem para descansar pode não estar nas melhores condições para tomar decisões importantes.

O objetivo da viagem não é apenas chegar ao destino. É chegar em condições de cumprir a missão profissional.

Quando surge um cancelamento, uma greve, uma falha de ligação ou uma alteração de horário, o custo não está apenas no problema.

Está também no tempo que o viajante ou a empresa perde a tentar encontrar uma solução.

Uma gestão profissional reduz esse esforço porque existe uma equipa preparada para analisar alternativas, contactar fornecedores e reorganizar a deslocação.

Considere-se uma viagem entre Portugal e uma capital europeia para uma reunião marcada para as 10h00.

A opção mais barata pode incluir uma escala, obrigar o viajante a sair na véspera e acrescentar uma noite de hotel. Pode ainda incluir uma tarifa sem possibilidade de alteração.

A opção direta pode ter um preço superior no bilhete, mas permitir:

• eliminação de uma noite de hotel;

• menor risco de perda de ligação;

• maior descanso;

• chegada mais próxima do horário necessário;

• melhores condições de alteração.

Quando todos os custos são analisados, a opção inicialmente mais cara pode ser a mais eficiente.

É por isso que comparar apenas o valor dos bilhetes pode conduzir a uma decisão errada.

Uma empresa especializada em gestão de viagens não se limita a procurar voos e emitir bilhetes.

O seu trabalho começa antes da reserva e continua durante toda a deslocação.

Entre as principais funções estão:

• compreender o objetivo da viagem;

• analisar o perfil e as necessidades do viajante;

• comparar tarifas e respetivas condições;

• avaliar horários, escalas e tempos de ligação;

• antecipar necessidades de bagagem e documentação;

• identificar riscos operacionais;

• garantir flexibilidade quando a agenda o exige;

• acompanhar alterações, cancelamentos e imprevistos;

• apoiar o viajante enquanto se encontra fora do país.